A cultura dentro dos Salões de Beleza e Centro de Estética tem impedido aos Gestores realizar reuniões com os seus colaboradores. Assim, vemos relacionamentos se deteriorando pela falta de diálogo e da ausência da troca de ideias e exposição de pensamentos, tão salutar para a manutenção de um ambiente integrado onde todos devem se sentir responsáveis pelos resultados apresentados pela empresa.
As reuniões, muitas vezes quando mal dirigidas, podem se tornar um momento em que as pessoas ficam magoadas e desmotivadas. Por isso é importante saber como realiza-las, tendo sempre como objetivo principal o crescimento da empresa e sua manutenção no mercado.
Apresento a seguir, algumas dicas para a realização de uma reunião de sucesso:
1 – Tenha foco
Antes de realizar a reunião é preciso saber o que vai ser dito. Por isso, o GESTOR deve elaborar uma agenda com os tópicos que serão discutidos. Prepare-se para abordar com clareza e objetividade sobre os tópicos agendados – tenha todas as informações necessárias a uma boa explanação.
2 – Resultados
Tenha em mente quais resultados espera alcançar na reunião. Você precisa saber muito bem qual é o objetivo da reunião para direcionar melhor a participação de todos.
3 – Comunicação e Comprometimento
Faça a comunicação aos seus colaboradores sobre a realização da reunião com, no mínimo, uma semana de antecedência, listando os assuntos a serem abordados. Coloque nesta comunicação o nome de todos que irão participar e solicite que assinem este documento. Uma cópia deve ser colocada no quadro de avisos dos colaboradores.
4 – Periodicidade
As reuniões devem acontecer, no mínimo, uma vez por mês.
5 – Tipos de Reunião
- INFORMATIVA – visa munir todos os colaboradores com informações sobre o mercado em que atua a empresa, as inovações e mudanças que estão ocorrendo na área de cada profissional e suas consequências.
- PARA MUDANÇAS DENTRO DA EMPRESA – quando o gestor decide realizar mudanças estratégicas na empresa, trazendo novas tecnologias ou produtos, determinando promoções, parcerias e descontos. Nesta reunião, as decisões já estão alinhavadas. Os colaboradores poderão opinar, para uma decisão final.
- PARA RESOLVER PROBLEMAS ORIUNDOS DA COLETIVIDADE – alguns problemas são observados durante o expediente e a sua constância deve ser alvo de reunião para que todos fiquem cientes da gravidade ou das consequências das ações adotadas por alguns colaboradores e não aprovadas pela empresa. Nesta reunião deve-se ler o Manual de Conduta da empresa. Se esta não possuir o Manual é uma excelente oportunidade para cria-lo junto com os colaboradores.
- MOTIVACIONAL – para estabelecer metas e demonstrar resultados. Para premiar os destaques e reconhecer os que estão no caminho certo. Tome cuidado para jamais criticar ou menosprezar colaboradores em uma reunião. O feedback deve ser dado a uma equipe, nunca a um colaborador somente.
- CONFRATERNIZAÇÃO – para comemorar aniversários dos colaboradores ou da empresa, para confraternizar durante algumas datas festivas do ano: Natal e Ano Novo. Mesmo com uma conotação mais informal, o gestor deve dizer algumas palavras de incentivo e agradecimento aos colaboradores.
6 – A reunião
Comece a reunião na hora marcada e termine dentro do tempo determinado para a sua realização. A reunião deve ter duração entre 60 e 90 minutos, evitando ser cansativa. A leitura de um breve texto ou exibição de filme para reflexão na abertura faz com que as pessoas se sensibilizem para ouvir e opinar a respeito dos assuntos a serem discutidos. Mantenha a liderança da reunião, seguindo a agenda proposta. Não permita que nenhum novo tópico atrapalhe. Respeite o tempo das pessoas presentes. Solicite a participação de todos, fazendo com que expressem opiniões sobre os assuntos abordados.
Para que todos se sintam à vontade, utilize uma linguagem de fácil entendimento. Lembre-se que a sua empresa possui um quadro de pessoas com diferentes graus de escolaridade. Reúna, no máximo, 20 pessoas quando tratar de assuntos em que todos poderão opinar. Se for preciso, marque uma nova reunião para dar continuidade a primeira, mas não se estenda. Anote as críticas e opiniões e não deixe essas questões sem resposta. Verifique cada situação para responder na hora ou em outro momento mais oportuno.
Anote tudo o que for dito e decidido. Faça uma Ata da reunião e fixe-a no quadro de aviso dos colaboradores. Assim, todos perceberão o comprometimento da Gestão com o bom funcionamento da empresa e com os colaboradores.
7 – Depois da reunião
Determine as diretrizes a serem estabelecidas, analisando a opinião dos seus colaboradores. Distribua tarefas para que todos se sintam responsáveis. Estabeleça o que cada um irá fazer e o prazo para a realização. A comunicação com os colaboradores é importante. Crie a cultura de comunicar-se com eles por e-mail como forma de manter as pessoas atualizadas sobre o andamento dos próximos passos.
Lourdes Reis é graduada em Administração de Empresas, atua há 14 anos na área de Gestão de Salões, prestando Consultoria Empresarial e ministrando treinamento. lrconsultora@ibest.com.br www.asmkt.blogspot.com
