O cenário é relativamente parecido em todos os casos: o cliente faz avaliação na clínica, define um programa de tratamento, ganha desconto e é realizado o agendamento das sessões. Mas no dia marcado, ele não vem! Gentilmente você remarca e ele novamente falta. Imprevistos existem e quem trabalha com o público externo já tem em mente que deve ter um mínimo de tolerância e flexibilidade nestes acontecimentos, mas podemos ter alternativas para reduzir faltas e atrasos dos clientes na clínica.
Existem algumas maneiras reduzir faltas e atrasos, basta definir algumas medidas simples de gestão. Vamos conhecê-las?
1. Defina regras
Para que o atendimento seja organizado e com qualidade, é fundamental definir regras tanto para seus clientes quanto para seus funcionários. Como exemplo, podemos citar um prazo de aceitação para faltas e atrasos, bem como, cancelamentos. Caso exista algum desconto, ele pode, por exemplo, sofrer uma diminuição devido à falta sem justificativa. No entanto, é importante deixar isso bem claro para os clientes, para que não ocorram problemas.
2. Analise os motivos das faltas e atrasos
Faça um levantamento para entender a razão pela qual o cliente está se atrasando ou não comparecendo à clínica. Uma pesquisa rápida com os clientes que atrasarem ou faltarem ajudará nisso. Com base nela, você terá subsídios para definir meios e frequência eficientes para lembrá-lo do compromisso. Sempre surgem imprevistos, mas, na verdade, pode ser que os clientes tenham esquecido a consulta.
3. Mantenha um sistema de agenda inteligente
Mantenha uma agenda atualizada para ter o controle sobre os compromissos de toda a clínica. Um sistema automatizado instalado e compartilhado entre todos os profissionais dará certo. Isso ajudará você a fazer uma análise mais certeira da situação.
O sistema pode enviar lembretes por email e sms para lembrar uma hora antes seu cliente de que possui horário agendado.
4. Seja proativo
Sendo a mais usual, porém, não tão rentável e eficiente, a ligação telefônica é utilizada para lembrar o cliente sobre sua consulta. Esta atitude gera custos e consome o tempo das secretárias. Nestes casos, você pode utilizar também e-mails e SMS. Este último é a forma mais eficaz. Tem baixo custo, não consome o tempo das secretárias, pode ser automatizado e a chance de leitura é alta.
Utilize telefone, SMS e e-mails em conjunto. Há inúmeras ferramentas para automatizar o processo e facilitar o trabalho dos profissionais.
5. Cuide do seu cadastro
Independente de sua escolha para confirmar ou remarcar consultas, é primordial que você mantenha o hábito de atualização do cadastro com seus clientes. Defina um sistema de recompensas para quem mantiver o cadastro atualizado constantemente. Isto pode ser feito por um formulário on-line, onde seus pacientes o preencherão e enviarão. Facilmente, eles perceberão a importância desta rotina.
6. Recompense os clientes que não faltam
Defina uma maneira cordial de recompensar os clientes que são pontuais no dia e horário marcados, ou que se preocupam em cancelar ou reagendar a consulta com considerável antecedência. Esta atitude agrega valor despertando reconhecimento dos clientes.
Fonte: http://www.gestaodeestetica.com/reduzir-faltas-e-atrasos-dos-clientes-na-clinica/
