Existem diversos fatores que influenciam no sucesso ao administrar uma clínica de estética. Descubra os principais.
Administrar uma clínica de estética é uma função que deve ser realizada por pessoas que possuam conhecimentos específicos em gestão. Comparada à administração, abrir uma clínica neste segmento é uma missão até fácil.
Qualquer tarefa mal executada ao administrar uma clínica de estética compromete seu desenvolvimento e sua saúde financeira. Pensando nisso, preparamos algumas dicas sobre como fazer a gestão desse tipo de negócio. Acompanhe!
1º Avalie constantemente o planejamento
O planejamento estratégico analisa as condições financeiras internas e externas à empresa, e, a partir daí, traça objetivos e metas, selecionando as melhores ações e suas formas de execução.
Ele é um conjunto de estratégias que podem reduzir os custos do negócio e aumentar as chances de melhor posicionamento no mercado. O resultado é a priorização de bons resultados e a rentabilidade dos recursos aplicados.
Para administrar melhor sua clínica de estética, esse planejamento deve ser traçado no início da atividade. Porém, como as condições variam conforme o mercado e as oportunidades, a avaliação constante é uma importante etapa do plano. A partir dela, o gestor consegue ver quais os pontos devem ser mantidos porque deram certo, e quais as estratégias devem ser modificadas porque não apresentaram resultados satisfatórios.
2º Organize o processo produtivo para administrar uma clínica de estética
O fluxo de atividades de uma clínica de estética deve ser bem organizado para que a prestação de serviços se dê da melhor forma. Para ter organização interna, é preciso entender e delimitar os processos, que podem ser divididos em:
- Recepção e atendimento ao cliente;
- Controle de produtos (validade, conservação e manipulação);
- Limpeza e conservação do espaço;
- Prestação do serviço específico;
- Serviços administrativos e comerciais: definição de diretrizes de trabalho, gestão de pessoal, gestão de materiais e de estoque, finanças, marketing etc.
3º Invista em automação
Uma boa pedida para administrar uma clínica de estética é investir em automação de processos. O uso da tecnologia na rotina empresarial possibilita maior organização, produtividade e economia de tempo. Com esses benefícios, a clínica terá uma participação mais competitiva no mercado.
O gestor pode optar por utilizar softwares de gestão, aplicativos e plataformas para otimizar seu trabalho.
4º Dê prioridade ao cliente
O cliente é a chave de sucesso de qualquer empreendimento. Por isso, deve ser tratado com especial cuidado, uma vez que, para administrar uma clínica de estética, é preciso ter uma boa carteira de clientes que possibilite ao gestor direcionar as ações de investimento no negócio.
O primeiro contato com o cliente é feito na recepção e no atendimento. Cadastrar, agendar horários, registrar os serviços realizados, acomodar, encaminhar ao profissional são tarefas básicas, mas de suma importância.
Esse atendimento pode ser o grande diferencial em uma clínica de estética. De nada adianta contar com ótimos profissionais se o cliente não se sentir acolhido de cara, e, por isso, o atendimento é primordial para a clínica de estética se tornar uma referência no seu mercado.
Além do primeiro contato, a clínica deve se mostrar organizada em relação ao cliente. Ter um histórico de avaliações e de consultas realizadas possibilita ao gestor antecipar as necessidades do seu público. O registro de informações pessoais, inclusive, pode direcionar estratégias de marketing para oferecer um atendimento mais cuidadoso e personalizado.
Esses pequenos agrados fidelizam o cliente e garantem a sustentabilidade financeira do negócio por um bom tempo, sendo uma ótima estratégia para administrar uma clínica de estética de maneira mais eficiente.
5º Invista em marketing
O marketing é uma forma de melhor administrar uma clínica de estética, porque é a ferramenta que possibilita a prospecção de clientes. Quando realizado por alguém com conhecimentos digitais, especialmente, traz resultados satisfatórios, uma vez que as redes sociais dominam a comunicação entre empresas e clientes.
O gestor que consegue traçar um bom marketing de sua clínica colhe ótimos resultados para seu empreendimento, em especial o aumento da credibilidade e o bom posicionamento no mercado. Isso porque o marketing, principalmente o digital, é um motor que orienta e aprimora a marca, melhorando sua presença na internet.
6º Faça um bom controle financeiro
Fazer uma boa contabilidade é primordial para administrar uma clínica de estética. Ela pode orientar de forma correta e coerente todos os gastos e tributação da atividade, tornando a gestão mais precisa e oferecendo as melhores condições financeiras para o gestor.
Para fazer um bom controle financeiro, é preciso saber como trabalhar com o fluxo de caixa.
7º Fluxo de caixa
Criar um fluxo de caixa para uma clínica de estética possibilita ao administrador ter mais controle sobre os recursos financeiros do negócio. O gerenciamento das entradas e saídas de uma empresa é essencial desde o início das atividades para determinar o lucro, a possibilidade de contrair novas obrigações e negociações, dentre outros pontos.
A partir de um bom controle das finanças, realizado por meio do fluxo de caixa, o administrador consegue estabelecer metas e objetivos financeiros, economizar recursos com o mapeamento de gastos e avaliar a possibilidade de investimento.
8º Procure mecanismos de redução dos custos do empreendimento
O fluxo de caixa, como vimos, pode ser uma boa ferramenta na hora de administrar melhor sua clínica de estética, uma vez que contribui para reduzir os custos do empreendimento.
Mapear as saídas da clínica é trabalhoso, mas a partir do momento em que se tem o histórico de todas as despesas, desde as mais simples até as atividades-fim, o gestor consegue identificar aumentos e diminuições estranhos ao padrão.
Se em um mês a conta de água era X, mas no mês seguinte ela alcançou 3X, é um indicativo de que, provavelmente, há algum problema no consumo, seja por culpa da fornecedora ou por responsabilidade de algum funcionário. Independentemente de quem tenha gerado a diferença, é possível corrigir o erro para evitar o gasto desnecessário.
Além desse mapeamento de despesas, o gestor deve ter em mente que há ferramentas legais para reduzir os custos do empreendimento. Uma delas é o planejamento tributário, e ele deve fazer parte da sua gestão ao administrar uma clínica de estética.
9º Planejamento tributário na clínica de estética
O planejamento tributário objetiva diminuir, dentro da lei, o pagamento de tributos, contribuindo para uma melhor gestão do negócio. Ele é capaz de identificar, antecipadamente, ações futuras, riscos e possíveis erros, além de otimizar a administração financeira.
Para sua formalização e execução, o responsável deve analisar variáveis relacionadas à vida administrativa, tributária e econômica da clínica. A primeira análise diz respeito ao tipo de atividade exercida, que é a prestação de serviços estéticos, uma vez que esse indicador influencia na escolha do melhor tipo societário (Sociedade Limitada, Sociedade Simples e outras).
Em seguida, é preciso mapear o histórico da clínica, no tocante ao recolhimento de tributos e à possibilidade de crédito fiscal, analisar as despesas operacionais, a despesa com pessoal, a expectativa de faturamento ou receita bruta e a margem de lucro.
Com todas as variáveis mapeadas, é possível definir qual regime de tributação melhor se adéqua ao empreendimento e analisar se há casos de incentivo fiscal (isenções, reduções de alíquota) para a atividade.
10º Contrate especialistas para ajudar a administrar uma clínica de estética
Como vimos, para administrar uma clínica de estética é preciso adotar práticas eficientes em relação ao cliente e à própria gestão. Em especial, um bom controle financeiro/contábil é determinante para que o negócio cresça de forma segura.
Por este motivo, contar com ajuda profissional pode ser interessante e conferir vantagem competitiva ao negócio. O investimento em marketing, por exemplo, pode não ter qualquer retorno se não forem traçadas estratégias eficientes e adequadas para a clínica de estética, algo que apenas um profissional da área consegue fazer.
Da mesma forma, as ferramentas legais para reduzir os custos do empreendimento demandam conhecimentos de legislação tributária, contábil e fiscal, que, normalmente, um gestor não possui. Por isso, é essencial contar com o apoio de uma assessoria contábil especializada em contabilidade para clínicas de estética.
Fonte: http://gerenciamentodeclinicas.com.br/10-dicas-para-administrar-uma-clinica-de-estetica-de-forma-eficiente/
